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ISO22000

溫州ISO9001:2015認證關於“審核記錄”

發布日期:[2018-02-03 21:30] 點擊率:

審核記錄是收集審核證據並形成審核發現全過程的文字記載。

審核記錄是審核案卷中最重要的一部分,它是認證機構作出認證決定的依據。需要時(如申請處理、驗證審核證據),審核記錄可以為追溯提供事實憑證,也可以為下次審核方案的策劃提供參考,使審核的連續性得到保證。

        為使審核記錄滿足以上要求,審核記錄應包括足夠的細節,使它能反映受審核方質量管理體係的運行情況,判斷認證標準中的各項要求是否得到有效實施。記錄中應記有每個符合的審核發現及其支持的證據和每個不符合的審核發現及其支持的證據,用以支持認證決定的判斷。

        為此,審核員在審核過程中應準確地、公正地、簡潔而又清晰地記下所收集到的各種證據,使記錄真實可靠。這是審核員的重要職責,也是認證行業對審核員的職業要求。熟練地作好記錄也是審核員的一種職業技能。審核記錄的好與壞,是衡量審核員水平的重要標誌。作不好審核記錄的審核員,由於他不能如實記錄收集的證據,不能提供符合要求的、可信的審核報告,得不出可靠的審核結果,因此不能圓滿完成審核任務。所以,每個審核員從當審核員第一天起,就應重視作好審核記錄,並應不斷努力提高自己的審核記錄水平。那種不重視審核記錄的質量,在考核審核員時,不把審核記錄水平作為重要考核內容等種種輕視審核記錄的做法,都是不利於提高審核水平的。

        在審核資料的評審過程中會發現,目前有少數審核記錄由於審核水平、專業水平、語文水平。文字書寫水平等諸多原因,明顯地不能滿足要求。這種情況,應引起認證界的足夠重視。
        分析審核記錄中存在的問題,表現是多種多樣的,無法—一表述,但其中有共性的主要問題可歸納為如下幾個方麵:
        一、記錄內容偏離標準條款要求

        審核記錄的內容應當是被審核的標準條款要求取證的內容,但是有時發現記錄內容與審核條款要求有明顯偏離,其原因常常是審核員對標準條款的理解有偏離。

        例如:過程的監視和測量以(8.2.3)的審核記錄,記錄的是產品生產過程中產品過程檢測的內容,明顯表明審核員對標準的理解錯誤,混淆了過程的監視和測量(8.2.3)和產品的監視和測量(8.2.4)兩條款的區別。

        又如:產品實現的策劃(7.1)條款的審核記錄中,隻記有“生產任務是按合同由生產科按月下達”等,而沒有明確回答標準要求的四項策劃要求,看不出是否進行了策劃,更看不出策劃是否滿足標準要求。標準規定8.2.2和8.2.4條款的實施是根據7.1條款“產品實現的策劃”結果進行的,7.1條款運行不到位,8.2.3和8.2.4條款的審核也缺少依據,造成重要的審核內容落空。

        再如:生產和服務提供的控製(7.5.1)的審核記錄,隻簡單地繪了一個生產流程圖,而無條款要求的六項內容。一個流程圖不能表明生產過程是否在受控狀態下進行,不能表明工藝文件是否齊全,設備是否完好,生產過程中的監視和測量是否正常進行等各方麵的情況。

        上述記錄無法為認證決定提供依據,是不符合要求的。
         二、記錄有事實無判斷

收集審核證據後,應對照審核準則進行評價、判斷,得出是否符合標準要求的結論。有的審核記錄雖然記有大量事實,但對事實是否符合標準要求卻無判斷,無結論。

        例如:監視和測量裝置的控製(7.6)的審核,記錄中有抽查計量器具台帳的情況,檢查計量儀器周期檢定的情況,還記有多種儀器的名稱、數量等,但沒有這些計量儀器的種類和精度是否能滿足產品檢驗要求的記載。這就造成7.6的審核結果是否滿足標準要求無依據。

        又如,對過程設備的審核,雖然記錄了大量的設備台帳、設備維修年度計劃、月度計劃、維修記錄等情況,但這些生產設備的設置,以及它們的生產能力、加工精度是否能滿足產品的需要,記錄中沒有記載。這就使63b)的審核不能滿足要求,企業的設備管理是否達到標準要求無結論。
        三、記錄有判斷但無事實

        常看到有的記錄中有明確的“符合要求”的結論,但無事實依據。

        例如:管理評審(5.6)的審核,記錄內容是“管理評審內容符合要求,詳見企業管理評審記錄。”這種記錄無法作為認證決定的依據。因為看不到管理評審的輸人輸出內容,無法判斷管理評審是否符合標準要求。“詳見管理評審記錄”這種話更是讓人無奈,管理評審記錄在受審核方,怎麽去“詳見”。

        又如,產品的監視和測量(8.2.4)的審核,記錄內容是“查閱了出廠檢驗記錄,產品符合要求。”產品符合什麽要求,出廠檢驗標準是什麽,檢驗了多少項目,檢驗的數據如何,檢驗報告是否有產品檢驗員簽字,檢驗員是否有出廠檢驗的資格等都需要有清楚的記載,沒有這些記錄,無法判定產品的監視和測量是否符合標準的要求。
        四、記錄中複印件過多

        在審核過程中,收集到的審核證據有時抄寫很不方便,複印後作為記錄的附件是可以的。但有的審核記錄中附有大量複印件,甚至複印件頁數大大超過手寫記錄的頁數。

        複印件是一種事實原件,複印件本身不能表明是否符合標準要求,不加解釋不加引用說明的複印件是不能作為審核證據的。如審核中複印了不少產品出廠檢驗報告,但報告中隻有檢測結果,無出廠標準值。    這種報告不能作為產品出廠合格的證據,必須同時附有出廠檢驗標準才能給出判斷。

        有的審核員還收集了本不應收集的複印件。例如:把企業獲得CCC認證證書的檢驗報告(有的十幾頁、幾十頁,多的可達L百頁)全部複印後附在審核記錄中,這是很不合適的。質量管理體係認證隻檢驗企業是否有CCC證書就夠了,至於企業如何獲得CCC證書,不是質量管理體係認證的檢查範圍。
        五、字跡潦草;不負責任

        審核記錄不是為審核員自己個人留用的記錄,它是存檔給別人看的Q審核時邊審邊記,這要求記錄快一些,字跡有些潦草也是可以理解的。但是有的記錄,字跡不是一般的潦草,而是龍飛鳳舞,有時幾個人一起‘研究”都看不懂,無法辨認。這種看不懂的記錄起不到記錄的作用,無法作為認證決定的依據。有的審核員對別人看不懂自己的記錄不以為然。他們認為別人看不懂記錄,是別人的問題,而不是自己的問題,這是一種對審核記錄不負責任的態度。更有甚者,個別審核員有意用潦草無法辨認的“天書”來掩蓋記錄中的問題,免除評審中的檢查,這種態度就更不好了。

        六.缺少實際內容的記錄
        有極個別的審核記錄無具體內容,這種記錄從頭到尾都看不出受審核方生產的是什麽產品,看不出受審核方的生產過程是什麽,看不到認證範圍中描述內容的實際過程情況。如7if的審核記錄、8M4的審核記錄都籠統記錄成產品生產、產品檢驗等,無產品名稱、無檢驗標準、無檢驗記錄。這種記錄無法作為認證決定的依據,是無用的記錄。

        分析上述六個方麵的問題,其原因主要是:
        1.審核員不熟悉標準各條款的要求,在現場審核過程中不會正確取證,造成記錄內容偏離標準;
        2.審核員專業知識不足,記錄中有意無意回避實際專業內容,造成記錄中有關專業內容籠統、空洞,提供不出證據;
        3.審核員語言表達能力、文字書寫能力差,文句不通、詞不達意、輕重不分、主次不明,因而不能清晰、準確地記錄取證的過程及結果;
        4.工作不負責任、敷衍了事,審核不公正、不嚴格,致使記錄馬虎草率。

        出現上述四方麵原因不是偶然的,與目前的審核員管理製度有一定關係。

        1.審核員的注冊考核隻偏重標準條款的內容,而對申請注冊人的語文水平、文字水平不考核。審核員的錄用單位也隻審查審核員的注冊資格,對語言表達能力。文字書寫能力不考核,這就造成以記錄為主要工作手段的行業,把關無門,放任自流,使得少數語文水平、書寫水平明顯不滿足要求的人員進人了審核員的隊伍。

        2.審核員對標準的學習偏重於條款的文字解釋,而對如何以標準條款進行審核取證的能力缺乏培訓及考核。這造成少數審核員隻熟悉條款內容而不熟悉如何取證。

        3.由於少數審核員專業知識明顯不足,審核員的專業資格與其實際專業知識水平相差較大,造成審核過程中專業內容的記錄粗糙、淡化、淺薄甚至錯誤。

        4.未將記錄水平列入審核員業績考核的重要方麵。記錄好壞,對審核員的工作開展及晉升無明顯影響,因此少數審核員忽視審核記錄,不重視提高記錄水平,敷衍了事,錯誤百出,屢錯不改,並不以為然。

為了提高認證審核的可信性,提高審核的可靠性,認證界應十分關注審核記錄的質量,認證界應形成一種自上而下普遍重視記錄水平,認真作好記錄的優良行業作風,形成並保持認真記錄的良好傳統。在審核員注冊、錄用、考核、培訓等管理製度的各個環節,應確保審核員有符合要求的記錄能力,這是認證界必須具備的行業技能,我們應為此而不懈努力。